Alex’cellence Administrative accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.
 

La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer de manière claire sur les données susceptibles d’être collectées lors de votre utilisation du site internet et dans le cadre des prestations proposées par Alex’cellence Administrative, ainsi que sur leur utilisation, leur conservation et vos droits.
 

Cette politique est établie conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation française applicable en matière de protection des données personnelles.
 

1. Responsable du traitement
 

Le responsable du traitement des données personnelles est :
 

Alex’cellence Administrative
Micro-entreprise d’assistance administrative virtuelle
E-mail : alexcellencead@outlook.fr
Téléphone : 07 75 67 31 73 
SIRET : 10121316300013
 

2. Données personnelles susceptibles d’être collectées
 

Dans le cadre de son activité, Alex’cellence Administrative peut être amenée à collecter différentes catégories de données personnelles, notamment :
 

• nom et prénom ;

• adresse e-mail ;

• numéro de téléphone ;

• adresse postale lorsque celle-ci est nécessaire à la prestation ;

• informations communiquées dans les formulaires du site ;

• informations transmises lors des échanges par téléphone, e-mail, Messenger, WhatsApp ou Microsoft Teams ;

• informations nécessaires à l'établissement des devis, factures et au suivi de la relation client ;

• documents et informations administratives transmis volontairement par le client afin de permettre la réalisation de la prestation demandée.
   

Selon la nature de la démarche confiée à Alex’cellence Administrative, certains documents transmis par le client peuvent contenir des informations personnelles supplémentaires.

Seules les informations nécessaires à la compréhension de la demande et à la réalisation de la prestation doivent être communiquées.
 

3. Finalités du traitement
 

Les données personnelles collectées peuvent être utilisées afin de :
 

• répondre aux demandes envoyées depuis le formulaire de contact ;

• organiser les échanges avec les prospects et clients ;

• réaliser l'appel ou l'échange préalable permettant de prendre connaissance du dossier ;

• établir des devis ;

• réaliser les prestations d'assistance administrative demandées ;

• assurer le suivi des dossiers clients ;

• communiquer avec les clients au sujet de leur dossier ou de leur prestation ;

• assurer la gestion administrative, comptable et la facturation ;

• respecter les obligations légales et réglementaires applicables à l'entreprise ;

• assurer le bon fonctionnement et la sécurité du site internet.
   

Les données personnelles ne sont pas utilisées à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées.
 

4. Bases légales des traitements
 

Selon la situation, les traitements de données réalisés par Alex’cellence Administrative reposent notamment sur :
 

Les mesures précontractuelles et l'exécution du contrat, lorsque les données sont nécessaires pour répondre à une demande, établir un devis ou réaliser une prestation commandée.

Le respect d'une obligation légale, notamment concernant les obligations comptables, fiscales et de facturation de l'entreprise.

Le consentement, lorsque celui-ci est nécessaire, notamment pour certains traitements facultatifs ou certains cookies et traceurs.

L'intérêt légitime d'Alex’cellence Administrative, notamment pour assurer la sécurité de ses outils et défendre ses droits en cas de litige.
 

5. Confidentialité des documents confiés
 

Dans le cadre de ses prestations, Alex’cellence Administrative peut recevoir des documents administratifs appartenant à ses clients.

Ces documents sont utilisés uniquement dans le cadre de la mission confiée par le client.

Alex’cellence Administrative s'engage à prendre les précautions raisonnables nécessaires afin d'en préserver la confidentialité et d'en limiter l'accès aux seules personnes ou prestataires ayant besoin d'y accéder pour la réalisation de la prestation ou pour satisfaire à une obligation légale.

Le client est invité à ne transmettre que les documents et informations strictement nécessaires à la réalisation de la prestation.
 

6. Destinataires des données
 

Les données collectées sont principalement destinées à Alex’cellence Administrative.

Certaines données peuvent toutefois être traitées par des prestataires techniques nécessaires au fonctionnement de l'activité, par exemple :
 

• l'hébergeur et l'éditeur du site internet ;

• les solutions de messagerie et de communication utilisées ;

• les outils permettant les visioconférences ;

• les prestataires de stockage ou de sauvegarde informatique ;

• les outils de facturation ou de gestion utilisés par l'entreprise ;

• les prestataires de paiement, lorsqu'ils interviennent ;

• les professionnels légalement habilités ou administrations lorsque la loi l'impose.
   

Ces destinataires n'ont accès qu'aux informations nécessaires à l'exécution de leurs missions.
 

Alex’cellence Administrative ne vend pas les données personnelles de ses clients ou utilisateurs.
 

7. Utilisation de services tiers
 

Le site internet est créé et hébergé à l'aide des services de Wix.

Dans le cadre des échanges avec Alex’cellence Administrative, le client peut également choisir ou être amené à utiliser différents moyens de communication tels que le téléphone, l'e-mail, WhatsApp, Messenger ou Microsoft Teams.

L'utilisation de ces services peut entraîner un traitement des données par leurs éditeurs respectifs, conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

Lorsque certains prestataires traitent ou transfèrent des données en dehors de l'Espace économique européen, ces traitements doivent être encadrés conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.
 

8. Durée de conservation
 

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis supprimées ou archivées lorsque la réglementation impose leur conservation.
 

À titre indicatif :
 

• les demandes de contact n'ayant pas donné lieu à une relation commerciale sont conservées pendant une durée limitée et au maximum pendant la durée nécessaire au suivi de la demande ;

• les données relatives aux clients sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis peuvent être archivées pendant les délais nécessaires au respect des obligations légales ou à la défense des droits d'Alex’cellence Administrative ;

• les données utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées jusqu'à trois ans après le dernier contact avec la personne concernée ;

• les documents comptables et pièces devant être conservés en application de la réglementation sont archivés pendant la durée légale applicable.
   

Les documents confiés spécifiquement pour la réalisation d'une prestation n'ont pas vocation à être conservés indéfiniment après la clôture du dossier, sauf obligation légale, nécessité justifiée ou accord avec le client.
 

9. Sécurité des données
 

Alex’cellence Administrative met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées à la nature de son activité afin de protéger les données personnelles contre notamment :
 

• l'accès non autorisé ;

• la perte ;

• la divulgation ;

• l'altération ;

• la destruction accidentelle ou illicite.
   

Malgré les précautions prises, aucun système informatique ou moyen de transmission électronique ne peut garantir une sécurité absolue.
 

10. Cookies
 

Le site peut utiliser des cookies et technologies similaires nécessaires à son fonctionnement.

Certains cookies strictement nécessaires peuvent être déposés sans consentement lorsqu'ils sont indispensables au fonctionnement du site.

Lorsque des cookies ou traceurs nécessitant le consentement de l'utilisateur sont utilisés, notamment à des fins de mesure d'audience, de personnalisation ou de services tiers, le consentement de l'utilisateur est recueilli avant leur dépôt conformément à la réglementation applicable.

L'utilisateur peut accepter, refuser ou paramétrer les cookies concernés depuis le dispositif de gestion des cookies proposé sur le site.
 

11. Vos droits
 

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous pouvez, selon la situation, disposer notamment des droits suivants :
 

• droit d'accès à vos données personnelles ;

• droit de rectification des informations inexactes ou incomplètes ;

• droit à l'effacement de vos données ;

• droit à la limitation du traitement ;

• droit d'opposition à certains traitements ;

• droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;

• droit de retirer votre consentement à tout moment lorsqu'un traitement repose sur celui-ci.
   

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant l'utilisation de vos données personnelles, vous pouvez contacter :
 

Alex’cellence Administrative
E-mail : alexcellencead@outlook.fr
 

Une vérification de l'identité du demandeur pourra être effectuée lorsque celle-ci est nécessaire afin d'éviter qu'une autre personne puisse accéder frauduleusement à ses données.
 

12. Réclamation auprès de la CNIL
 

Si vous estimez, après avoir contacté Alex’cellence Administrative, que vos droits relatifs à vos données personnelles ne sont pas respectés, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
 

13. Modification de la politique de confidentialité
 

Alex’cellence Administrative se réserve la possibilité de modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte notamment d'une évolution de ses services, de ses outils ou de la réglementation applicable.

La version applicable est celle publiée sur le site internet et portant la date de dernière mise à jour indiquée en haut du présent document.
 

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